Wat is EDI?

Electronic Data Interchange (EDI) is het uitwisselen computer-naar-computer uitwisselen van zakelijke documenten in een standaard elektronisch formaat. Dit betekent dus dat er geen papier of personen direct zijn betrokken bij de communicatie. De uitwisseling van EDI documenten is meestal tussen twee verschillende bedrijven die zakenpartners van elkaar zijn (leverancier en afnemer).

EDI vervangt andere communicatiemiddelen als post, fax en e-mail. Fax en e-mail zijn als het ware ook “elektronisch”, maar dit vereist nog wel de inmenging van personen (werknemers mailen heen en weer). Waar mensen zijn worden fouten gemaakt. Het kan zijn dat door een typefout een verkeerde hoeveelheid materialen binnenkomt. Dat is voor een productiebedrijf erg schadelijk en kan in het ergste geval “downtime” veroorzaken. Met EDI kunnen berichten direct worden verwezen naar de juiste plek, bijvoorbeeld een applicatie als een Order Management System. Deze applicatie kan dan direct beginnen met het verwerken van de order zonder dat hier “menselijke” fouten kunnen optreden. De meest voorkomende documenten die worden uitgewisseld via EDI zijn inkooporders, facturen en transportdocumentatie als vrachtbrieven en douanedocumenten.

EDI Standaard formaat

EDI documenten moeten worden verwerkt door computers zonder hulp van menselijke interventie. Hierdoor is er een “standaardformaat” nodig die een computer kan ontcijferen en begrijpen. Als er geen EDI standaardformaat is afgesproken lukt het computers niet om berichten te interpreteren. U kunt zich de problemen misschien wel voorstellen wanneer een computer komma’s herkend voor het scheiden van decimalen, terwijl in het bericht hiervoor een punt wordt gebruikt.

Er zijn verschillende EDI-standaarden in gebruik zoals: ANSI, EANCOM, EDIFACT (ontwikkeld door verenigde naties), ODETTE (voor autobranche) TRADACOMS en ebXML. Om het nog ingewikkelder te maken zijn er voor deze standaarden er ook weer verschillende versies. Welke EDI standaard er ook wordt gekozen: het is cruciaal dat u met uw handelspartners overeenstemt welke EDI standaard er wordt gebruikt.

Vertalen van EDI berichten

Het standaardformaat is alleen om te zorgen dat de computers de berichten gebruiken. Het standaard formaat moet worden omgezet in begrijpelijke data voor personen. Hiervoor is er een apart systeem nodig: EDI vertalers. In plaats van een aantal regels code wordt het EDI bericht vertaald naar een offerte, factuur of een ander document. Veel ERP systemen ondersteunen EDI en hebben al een oplossing in plek voor de vertaling hiervan. Zorg echter wel dat u op de hoogte bent welke EDI standaarden worden ondersteund en let ook op de EDI die uw handelspartners gebruiken.