Concentreer op ERP oplossingen die passen bij uw bedrijfprocessen

Er is een enorm aanbod aan ERP oplossingen. Er zijn systemen voor kleinere ondernemers die focussen op lage implementatiekosten en hoog gebruiksgemak. Aan de andere kant hebben grote ondernemingen behoefte aan veel specificaties en wordt de implementatie erg complex. Hoewel er altijd een trade-off is tussen kosten en functionaliteit (en aanpasbaarheid) moet u altijd een systeem kiezen dat bij uw bedrijfsprocessen past. Als aan deze basisvoorwaarde niet wordt voldaan is het onmogelijk om waarde te creëren met het systeem en kunt u beter van de implementatie afzien. Denk na over de systemen die u nu in plaats heeft. Wilt u deze blijven gebruiken en onder brengen in een ERP systeem of kiest u voor een volledige vervangen voor een integraal ERP systeem?

Verdiep uzelf in de leverancier

U moet een goede kennis over wie met u in zee gaat. De keuze van een ERP systeem heeft een dusdanig grote impact op uw organisatie dat uw keuze niet kan afhangen van enkel een salespresentatie of een mooie website met screenshots. Hoe succesvol is de leverancier geweest? Vraag naar kwantitatieve data (behaalde resultaten) en kwalitatieve data (aanbevelingen binnen uw branche) of vraag onafhankelijk advies.

Productdemonstraties zijn het meest effectief wanneer u een aantal leveranciers uitnodigt. De meeste leveranciers sturen aan op een online presentatie van hun oplossing. Dit geeft vrijwel nooit de diepgang die u zoekt bij een protestdemonstratie: stuur aan op persoonlijk contact. Zorg dat u niet alleen bent als u de module volgt. Probeer vertegenwoordigers van verschillende afdelingen binnen uw bedrijf te betrekken: zij gaan tenslotte werken met het systeem.

Na de productdemonstraties moet u een goed beeld hebben wat de Erp systemen kunnen en welke functionaliteiten er worden aangeboden. Het is goed om na te denken of een ERP wel past bij uw organisatie, maar ga er niet vanuit dat er één systeem tussen zit die álles heeft wat u wilt. Als het selectietraject langer dan 5 maanden duurt dan bent u wellicht te kieskeurig.

Zorg dat de leveranciers allemaal dezelfde kans krijgen voor hun product

Dit punt klinkt wellicht wat triviaal, maar is zeker belangrijk. Zorg dat de beschikbare tijd, mogelijkheden etc. voor de leveranciers hetzelfde zijn. Het is niet te doen om een online productdemonstratie te vergelijken met een persoonlijk gesprek. Zorg dat iedereen even veel tijd heeft om de producten te demonstreren en dat bij alle gesprekken dezelfde mensen aanwezig zijn. Op deze manier zuivert u randzaken en kunt u zich volledig concentreren op de software die zij proberen te verkopen.

Probeer voor elkaar te krijgen dat de demo wordt uitgevoerd met uw eigen data. Niet alle leveranciers zijn hiertoe bereid. Zij kunnen met hun eigen data natuurlijk een prachtige show geven, maar het is minder relevant dan dat zij een steekproef krijgen van uw eigen data. De functionaliteiten van het systeem zullen niet veranderen, maar het helpt om een beter idee te krijgen hoe het ERP zal werken binnen uw organisatie.

Test het systeem

De meeste leveranciers zijn bereid om een trial periode gratis te verstrekken. Als dit het geval is, zorg dan dat de juiste mensen van de juiste afdelingen er zijn om gerichte en kritische vragen te stellen. Zij zijn degene die uiteindelijk het systeem gaan gebruiken dus het is vooral van belang wat zíj vinden van het systeem.

Nadat de productdemonstratie is afgelopen is het belangrijk dat er direct met collega’s worden besproken. Wat hebben zij geleerd, wat vonden zij goed en slecht, welke vragen en twijfels zijn er blijven bestaan? Wanneer u niet direct na de productdemonstratie een meeting plant zal het moeilijker zijn om een systeem te beoordelen.

Let op historische voorkeuren!

Wat wij veel zien is dat mensen en bedrijven die in het verleden met een bepaald ERP systeem hebben gewerkt, sneller geneigd zijn om voor eenzelfde systeem te kiezen (mits er geen slechte ervaringen waren). Dit komt deels omdat het in de menselijke aard zit om vertrouwde systeem te prefereren, maar het kan ook komen omdat mensen geen zin hebben/onzeker zijn om een nieuwe manier van werken aan te leren. Historische ervaringen met ERP systemen zijn zeker een belangrijke factor in de keuze voor een systeem. Bedenk echter wel dat het functioneren van een ERP sterk afhangt hoe het aansluit bij de wensen en werkwijze van de onderneming.