Gefaseerde ERP Implementatie

Het tegenovergestelde van de BIG BANG implementatie is een gefaseerde aanpak. Over een langere periode worden steeds kleine aanpassingen gedaan. Het bedrijf “evolueert” dan naar een nieuwe manier van werken. Van te voren is er een plan gemaakt welke stappen wanneer moeten worden gezet. Een belangrijke vraag is echter hoe de “fases” van het implementatieproject worden gedefinieerd. Zo kunt u denken aan:

Integreren per “site”

Vaak hebben productiebedrijven meerdere kantoren die allen hun eigen manier van werken hebben. Dit hoeft niet altijd grensoverschrijdend te zijn. Zelfs kantoren binnen hetzelfde land kunnen een totaal andere aanpak vergen. Integratie per site wordt vaak gekozen omdat het organisatorisch gezien veel voordelen heeft. Zo kan een pilot veel makkelijker worden gedemonstreerd als iedereen fysiek aanwezig is.

Integratie per module

Dit is de meest voorkomende manier van de gefaseerde implementatiestrategie. Best practice is om te beginnen met basismodules en dan ingewikkelde modules daarop voor te bouwen. De basisfuncties zijn diegene die dagelijks gebruikt moeten worden. Modules met geavanceerdere functionaliteiten worden in een later tijdstip geïmplementeerd.

Integreren Per afdeling

Hoewel een ERP een bedrijfbreed systeem is waarmee vaak alle werknemers moeten werken, zijn veel modules en functies afdelingsspecifiek. Sommige organisatie kiezen er daarom bijvoorbeeld voor om éérst de afdeling HRM, dán pas accounting etc. te integreren. Het voordeel is dat er een duidelijke “scope” is bij de integratie. Er kan diep worden ingegaan op de werkwijze binnen de afdeling en de problemen die zich eventueel voordoen. Door deze focus wordt er meestal veel beter geluisterd naar de wensen en problemen van de afdelingen die het nieuwe systeem gaan gebruiken.

De Voordelen

Risico op fouten

Door de gefaseerde implementatie is de kans op schadelijke fouten kleiner. Door steeds een klein stukje te implementeren wordt niet alleen makkelijker vast gesteld waar de fout zich bevindt, maar de schade die wordt aangebracht aan de organisatie is ook veel kleiner. Daarbij is iedere succesvol geïmplementeerde fase een belangrijke les voor het verdere uitrollen van het ERP systeem.

Vroeger beginnen met implementeren

Bij de Big Bang aanpak moeten alle modules volledig worden getest en voorbereid voor de implementatie. Omdat bij een gefaseerde strategie op een veel kleinschaligere manier kan worden gewerkt, is het mogelijk om “alvast” een deel van het systeem in gebruik te nemen en dan verder te programmeren voor de volgende fase. Denk bijvoorbeeld aan de “integratie per module”, wanneer de basismodules klaar staan kunnen deze direct worden gebruikt. Meer geavanceerde modules worden later toegevoegd.

Veel minder disruptie

De negatieve impact die het wennen aan een nieuwe systeem heeft op de bedrijfsresultaten is bij een gefaseerde strategie veel minder groot dan bij de Big Bang aanpak. Werknemers kunnen veel rustiger wennen aan het nieuwe systeem.

De Nadelen

Minder grote sense-of-urgency

Het overgaan naar een nieuw ERP systeem heeft een enorme impact op de organisatie. Een voordeel van de Big Bang strategie is dat het makkelijker is om aan het personeel duidelijk te maken hoe belangrijk de verandering precies gaat zijn. De ERP implementatie wordt tijdelijk een top prioriteit van iedereen in de organisatie.

Een overgangstraject moet worden gemanaged

Het overstappen naar een nieuw systeem moet zelf ook als een traject gemanaged worden. Constant moet personeel over de voortgang op de hoogte worden gehouden. Daarnaast moet duidelijk worden gemaakt wie wanneer met welk systeem aan de slag moet. Dit vereist organisatorische inspanningen die bij de Big Bang strategie kunnen worden bespaard.

Implementatie kan veel langer duren

Bij de voordelen noemde wij dat de implementatie kon worden versnel omdat modules die gedeeltelijk af zijn al kunnen worden geïmplementeerd. Meestal duurt de implementatie echter veel langer bij een Big Bang strategie. Dit heeft veel te maken met prioriteiten binnen een bedrijf en de leercurve die bij een Bing Bang steiler is.

Steeds moet een connectie worden gemaakt met het oude systeem. Omdat twee systemen naast elkaar bestaan betekent het ook dat nieuwe modules met de oude moeten praten. Dit kan voor nogal wat problemen zorgen. Het kan technisch moeilijk zijn (maar ook ongebruiksvriendelijk) om telkens bruggen tussen twee systemen te moeten slaan.

Gefaseerde problemen tussen modules

Een van de grootste problemen tijdens het gefaseerde invoeren is wel dat modules vaak niet op zich staan. Wanneer bijvoorbeeld een nieuwe CRM module is ingevoerd, dan het belangrijk dat deze inzicht heeft in de beschikbaarheid van de producten. Als inkoop en WMS nog op het oude systeem draaien, dan is de data gewoon niet beschikbaar voor de verkoopafdeling. Er zijn veel modules die tegelijkertijd geïmplementeerd moeten worden.