Big Bang ERP implementatie

De ‘big bang’ ERP implementatie is een grote eenmalige gebeurtenis waar alle gebruikers tegelijkertijd overgaan naar het nieuwe systeem. Dit wordt vaak het “live gaan” van het ERP systeem genoemd. Het ERP systeem is daarvoor (als het goed is) uitvoerig getest en voorbereid. Vaak is deze voorbereidende fase maanden bezig voordat het ERP systeem op dagelijkse basis kan worden gebruikt.

De live date kan gezien worden als een onomkeerbaar punt in de werkwijze van de organisatie. Het oude systeem wordt offline gehaald en er kan dus niet makkelijk worden geswitcht als het nieuwe systeem niet goed werkt. Toch zorgen (goede) implementatiemanager voor een “fail safe” als dit gebeurd. Er kan dan met een tijdelijke oplossing worden gewerkt als dit nodig is.

Voordelen

Kosten

Het meest duidelijke voordeel is natuurlijk dat de implementatie veel sneller verloopt en, als de implementatie een succes is, veel minder kostbaar is dan andere strategieën. Dit geldt ook voor de implementatieproblemen die zich voor doen. Hoewel er veel kan mis gaan, doen de problemen zich voor in een relatief korte tijd. Het zal dus minder vaak voorkomen dat het bedrijf continu tegen fouten blijft aanlopen bij het gebruik van het nieuwe systeem. Nadat de kinderziekten uit het systeem zijn gehaald kan iedereen zich de nieuwe manier van werken eigen maken.

Geen overgangstraject

Een ander voordeel is dat, hoewel de gebruikers intensief moeten worden getraind in het nieuwe systeem, er niet een traject hoeft de worden gestart om het nieuwe ERP systeem te introduceren. Het is altijd een uitdaging om bij bijvoorbeeld parallelle implementatie duidelijk te maken welk systeem voor wat voor taken gebruikt moet worden. Een Bing Bang implementatie heeft dus geen overgangstraject nodig en het voorkomt onduidelijkheid over het gebruik van de IT.

De Nadelen

Het overgaan naar een nieuw IT systeem is ontzettend complex en er kunnen dan ook zeer veel dingen misgaan. Dit zijn vaak software gerelateerde zaken (zoals programmeerfouten), maar ook vaak fouten door verkeerd gebruik doordat het kennisniveau binnen de organisatie ontoereikend is.

Grotere kans op fouten

Omdat organisaties zich met deze strategie weinig tijd verschaffen, zullen zich sneller problemen voor doen. Kleine details hebben vaak grote gevolgen. Door tijdsdruk komt het vaker voor dat zulke kleine foutjes worden gemaakt.

Hoewel het niet nodig is om met het personeel een langdurig overgangstraject in te gaan, vereist de korte implementatietijd een steile leercurve van het personeel. Vaak blijkt dat ondanks de training het personeel geen tijd heeft gehad om het nieuwe systeem volledig te begrijpen.

We hadden het al over dat een implementatie goed voorbereid en vooral getest wordt voor de live gang. Het is echter niet mogelijk om met deze testen direct alle fouten op te sporen. Het functioneren van het ERP systeem, en de problemen die daarmee aan het licht komen, kan vaak pas worden beoordeelt met échte data.

Onvolledige Scenarioplanning: waar hoe je rekening mee?

Ditzelfde geldt voor de scenario’s wat er allemaal mis kan gaan. Voordat een ERP wordt geïmplementeerd bedenken bedrijven altijd scenario’s wat er mis kan gaan. Voorbeelden van zulke scenario’s zijn:

• Programmeerfouten schakelen belangrijke modules uit
• Geautomatiseerde communicatie met partners in de supply chain gaat mis
• Personeel blijkt niet goed genoeg getraind en gebruikt het systeem verkeerd, wat kan leiden tot corrupte data

Toch is het niet altijd mogelijk om precies te bedenken wat er allemaal mis kan gaan. Op deze site staat een user case van een beroemde mislukte implementatie van HP. Dit geeft aan dat zelfs wanneer er goed rekening wordt gehouden met potentiele problemen, nog steeds verassingen kunnen voordoen in de volgorde en timing van de scenario’s.

Plotselinge implementatie is destructief en heeft effect op prestaties

Wat vaak wordt gezien na een plotselinge implementatie van een nieuwe manier van werken, is een tijdelijk negatief effect op de prestaties van een organisatie. Wanneer organisatie hun personeel goed weten te trainen en voorbereiden op het systeem dan zal het leerproces veel sneller gaan. Desalniettemin kan training er niet voor zorgen dat het gebruik vlekkeloos verloopt. Pas nadat het personeel volledig gewend is om het nieuwe systeem te gebruiken zal resultaatverbetering plaatsvinden. Tot die tijd moet u rekening houden met een negatief effect op uw resultaten.