Hoe gebruikt u EDI
Wanneer u een EDI-document opstelt (een bestelling bijvoorbeeld) moet u zich houden aan de strikte regels van de standaard die u gebruikt. Deze regels bepalen precies waar en hoe elk stukje informatie in het document kan worden gevonden. Alleen dan kan de ontvangende computer het inkomende EDI document ontcijferen en interpreteren. Zo vindt hij direct de naam van het bedrijf, ordernummer, item omschrijving, bestelde aantal, de prijzen etc. Deze gegevens voert het computer dan direct in bij het Order Management systeem. Handmatige invoer is dus niet nodig.
In de EDI-taal worden zakelijke documenten niet genoemd als “orderbevestiging” of “factuur”. Alle EDI documenten worden eerst vertaald naar een "bericht" welke bestaat uit data-elementen, segmenten en enveloppen genoemd.
1. Voorbereiden van de documenten die u verstuurd
Als eerste moet u de benodigde gegevens voor het document verzamelen organiseren. Bij een inkooporder maakt het systeem bijvoorbeeld een elektronisch bestand met de nodige informatie om een EDI-document op te bouwen.
De benodigde gegevens kunnen op verschillende manieren worden verzameld.
- Ze kunnen manueel worden ingevoerd via een scherm
- Exporteren van een andere locatie door middel van spreadsheets (.csv bestanden bijvoorbeeld)
- Bestaande EDI bestanden worden geformatteerd zodat ze aansluiten bij een andere EDI standaard.
- Bestaande applicaties zorgen ervoor dat de bestanden een structuur hebben zodat ze klaar zijn voor vertaling naar de EDI standaard.
2. Vertalen naar de juiste EDI standaard
De volgende stap is om uw elektronische gegevens door EDI-vertaal programma’s om te zetten naar de juiste EDI standaard. Er zijn veel van deze EDI vertaalsoftware beschikbaar en deze kunnen zowel “on premise” als in de “cloud” worden gebruikt. Deze software is breed beschikbaar en kan naar de specifieke wensen van ieder bedrijf worden aangepast. Zo zijn er speciale programma’s voor bedrijven die dit intensief willen gebruiken en daarom ook een groot budget hebben. Of u nu duizenden EDI berichten per dag verstuurd of slechts een paar honderd per maand, overal is een passende oplossing voor te vinden. Een goed ERP systeem heeft zo een onderdeel standaard in de oplossing zitten. Zorg er wel voor dat u hierop let als u een ERP systeem gaat kiezen.
3. De EDI documenten op de juiste manier bij uw handelspartner bezorgen
Nadat de documenten naar het juiste EDI-formaat zijn vertaald, kunnen de documenten naar uw handelspartners worden verzonden. Hier moet goed worden nagedacht op welke manier er verbinding wordt gelegd en de documenten worden verzonden. Hier voor zijn verschillende opties.
- Rechtstreeks verbinding met een beveiligde internet protocol
- Verbinding zoeken met een “EDI VAN (Value-Added Networks) service provider” met uw eigen internet protocol. Dit zijn externe partijen die voor de verbinding zorgen tussen u en uw handelspartners.
- Bovenstaande kunt u ook combineren en per partner wisselen, afhankelijk van bijvoorbeeld de hoeveelheid documenten die u met EDI verstuurt.